Le concept de remboursement est appliqué lorsqu’un salarié dépense de sa propre poche dans le cadre de son poste. D’ailleurs, désigné sous l’expression « note de frais », cette transaction s’avère être importante pour préserver la collaboration avec les employés. Ainsi, explorez dans ce guide les points clés sur le remboursement de note de frais.
Qu’est-ce que la note de frais ?
La note de frais désigne un document dont un collaborateur présente au service de la comptabilité de son entreprise en vue d’obtenir un remboursement des dépenses engagées à titre professionnel dans le cadre de son poste. Celles-ci peuvent notamment concerner :
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- Les repas ;
- Les frais d’hébergement ;
- Les frais de déplacement ;
- Les achats consommables ;
- Etc.
Dans cette optique, découvrez comment se faire rembourser ses frais en consultant un guide dédié à ce sujet. D’ailleurs, le code du travail mentionne clairement que l’employeur est tenu de rembourser tout frais réalisé par l’employé au profit de son entreprise. Par conséquent, se renseigner sur la présentation de ce document et cette procédure vous permettra de connaître une partie de vos droits en tant que salariés.
Quelles sont les conditions relatives au remboursement de la note de frais ?
Si le montant du remboursement de la note de frais est validé par le service de comptabilité de l’entreprise alors, dans ce cas, vous pourrez bénéficier de l’acquittement de vos dépenses professionnelles. Dans ce cadre, chacune de ces frais doivent respecter quelques conditions. Entre autres, pour parvenir au règlement de vos dépenses d’hébergement, l’URSSAF avance que cet endroit doit se situer à plus de 50km du domicile de l’employé pour être valide.
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Par ailleurs, dans le cadre de l’usage de son véhicule pour des trajets professionnels, le salarié possède également le droit de réclamer des indemnités kilométriques. Néanmoins, pour être accepté par la branche comptable de l’entreprise, il faudrait que le document présente :
- Le motif du déplacement ;
- La distance parcourue ;
- Le lieu de déplacement ;
- Le niveau de fiscalité du véhicule.
Pourquoi la gestion de note de frais est importante en entreprise ?
Optimiser la gestion du remboursement de la note de frais des salariés est prépondérant pour trois raisons principales. Dans un premier temps, bien gérer le document concerné est utile afin de réduire les coûts de gestion de l’entreprise. En d’autres termes, le traitement du dossier peut occasionner des dépenses importantes pour l’entreprise si des méthodes de gestion optimale ne sont pas engagées.
Dans un second temps, selon la loi, la gestion de la note de frais permet également à l’entreprise de récupérer la TVA à déduire sur les dépenses professionnelles de l’employé. Toutefois, que la TVA soit déductible ou non, l’entreprise aura toujours pour obligation de rembourser la totalité de la facture de son salarié. Dans un dernier temps, la réalisation de cette tâche est pareillement avantageuse pour rehausser la conformité de l’entreprise.
Quelle est la procédure requise pour cette transaction ?
La procédure de remboursement de la note de frais requiert une organisation rigoureuse. Dans ce contexte, l’établissement d’une politique claire et transparente est sollicité dans ce domaine. Ainsi, pour bénéficier d’un remboursement de ses dépenses professionnelles, le salarié doit, de prime abord, remplir le formulaire dédié à la déclaration de sa note de frais et joindre les justificatifs concernés.
Ensuite, le traitement du document doit passer par un circuit de validation pour éviter tout risque de fraude. Ainsi, la note de frais doit, par exemple, être contrôlée par un comptable puis un manager pour finir aux mains du responsable financier. Enfin, le virement sera effectué après l’écriture comptable du montant dans le grand journal de l’entreprise.
